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衡阳事业单位公共基础知识:公文版头部分六要素

2021-11-14 08:58:09| 来源:衡阳中公教育

1.份号

份号是指公文印制份数的顺序号,是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。并不是所有的公文都需要编制份号,《条例》规定:“涉密公文应当标注份号。”编制份号的目的是掌握公文的印制份数、分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁时,就可以对照份号掌握其是否有遗漏或丢失。

如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限

秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。保密期限是对公文密级的实效加以规定的说明。《条例》规定:“涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密、机密、秘密和保密期限。”如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。如“密级★1年”。

3.紧急程度

紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注特急、加急,电报应当分别标注特提、特急、加急、平急。

如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志

发文机关标志是公文版头部分的核心,用套红大字居中印在公文首页上半部,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。字体要庄重、规范、美观、大小适度(一般应小于上级机关的字体大小)。

发文机关标志主要有两种形式:一是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成;二是也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5.发文字号

发文字号是指党政机关制发公文的编号。公文标注发文字号,一可表明该公文出自什么单位,二可表明形成的时间及顺序,便于公文的管理和统计,并可有效地利用发文字号进行查询检索,同时方便公文引用,有利于提高公文处理工作的效率。

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。如“国发〔2012〕12号”,“国发”是国务院机关代字,“〔2012〕”代表年份,“12号”是文件的发文顺序号。其中发文字号中的机关代字应由机关的办公厅(室)统一编排,从机关和单位名称中选取最有代表性的字,并注意名称相近的单位机关代字不能重复或雷同。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

联合行文时,使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人

《条例》规定:“上行文应当标注签发人姓名。”在上报的公文中标识签发人姓名,主要目的是为了让上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。同样,也是下级单位表示谁可以对上报的公文负责,以保证上报公文的及时办理。

签发人,由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并距红色分割线4mm。

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